Visão geral dos formulários no Jira
Os formulários do Jira (Jira forms, formularios jira) oferecem uma forma prática de coletar informações estruturadas sem longas conversas por e-mail, anexos perdidos ou solicitações sem rastreamento. Os formulários online são fáceis de acessar, simples de preencher e muito mais confiáveis do que mensagens ou planilhas improvisadas.
No entanto, apenas coletar respostas por formulário não faz o trabalho avançar. Ferramentas como Google Forms podem coletar respostas, mas, depois que o formulário é enviado, as equipes ainda precisam revisar, triar e recriar manualmente esses dados dentro do Jira. Essa lacuna entre a coleta de dados e a ação é onde a maioria dos processos de solicitação fica lenta.
Embora ferramentas como Google Forms possam agregar dados, elas não fazem o processo avançar. É aqui que a combinação entre formulários online e Jira pode ser poderosa, permitindo uma transição contínua da coleta de dados para a criação de issues no Jira.
O que é o Smart Forms for Jira
Ao integrar formulários aos seus workflows do Jira, as organizações podem estabelecer um fluxo contínuo desde a criação do formulário até o acompanhamento das issues. Smart Forms for Jira — é um divisor de águas quando se trata de simplificar o processo de envio de formulários. Com esse add-on, você pode visualizar e gerenciar facilmente os envios de formulários dentro do ticket correspondente.
Com o Smart Forms for Jira, os formulários não ficam fora do Jira — eles se tornam parte do seu workflow do Jira. Isso funciona no Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, Jira Product Discovery e Confluence.
O que acontece quando um formulário é enviado
Chega de triagem manual. Quando um formulário é enviado pelo Smart Forms for Jira, o trabalho começa automaticamente — sem que ninguém precise copiar, colar ou recriar nada.
Um formulário enviado pode:
- criar automaticamente um novo work item no Jira
- preencher campos do Jira (resumo, descrição, prioridade, labels, campos personalizados)
- anexar arquivos diretamente à issue
- permanecer visível dentro da issue para colaboração e auditorias
- atualizar campos existentes da issue do Jira após o envio
- mover a issue para a próxima etapa do workflow depois que o formulário for enviado
Acesso externo e compartilhamento seguro
Uma das maiores limitações dos formulários nativos do Jira é o acesso. Tradicionalmente, apenas usuários do Jira ou usuários do portal do JSM podem enviar solicitações. O Smart Forms for Jira remove essa barreira.
Os formulários podem ser compartilhados:
- por link público direto
- incorporados em um site ou página do Confluence
- compartilhados a partir de uma issue existente do Jira
- adicionados aos tipos de solicitação do Customer Portal do Jira Service Management
- compartilhados por meio de links de formulário gerados automaticamente a partir de work items do Jira
Não apenas projetos do Jira Service Management (JSM) e usuários do Jira podem acessar o formulário, mas qualquer pessoa com o link pode enviá-lo. Assim, até usuários externos podem preencher o formulário, e uma nova issue no Jira será criada com base nos campos do formulário no projeto selecionado. O formulário pode ser preenchido e enviado em apenas alguns cliques, e o ticket resultante ficará imediatamente visível no seu quadro do Jira.
O Smart Forms for Jira também dá às equipes mais controle sobre como os formulários são compartilhados. Um formulário pode ficar aberto para qualquer pessoa com o link ou ser limitado a usuários verificados na sua instância do Jira. Isso o torna útil para diferentes cenários — desde feedback público de clientes até solicitações internas ou envios de fornecedores.
Casos de uso comuns
As equipes podem usar a mesma abordagem para:
- coletar solicitações de suporte de clientes
- receber solicitações de RH ou TI dos funcionários
- coletar documentação de fornecedores
- criar ideias no Jira Product Discovery a partir de feedback externo
- enviar formulários de acompanhamento a partir de uma issue existente do Jira
Por que criar uma issue do Jira a partir de um formulário enviado
Dados estruturados desde o primeiro clique
Tickets preenchidos pela metade geram retrabalho. O Smart Forms for Jira resolve isso antes do envio.
Os criadores de formulários podem usar campos obrigatórios, descrições, textos de ajuda, limites de caracteres, limites numéricos e regras de validação para orientar os usuários a fornecer respostas completas e precisas.
Isso é especialmente útil quando as equipes precisam coletar detalhes estruturados, como informações de contato, números de fatura, IDs de conta, anexos, capturas de tela ou categorias de solicitação. Em vez de receber tickets preenchidos pela metade ou mensagens pouco claras, a equipe recebe exatamente as informações necessárias para começar o trabalho.
Os formulários também podem incluir diferentes tipos de campos — desde campos de texto e menus suspensos até datas, anexos, caixas de consentimento, URLs e instruções incorporadas. Isso facilita a criação de formulários para workflows simples e complexos sem sobrecarregar a pessoa que os preenche.
Triagem automática — sem toque manual
Com o Smart Forms for Jira, as respostas enviadas podem ser mapeadas diretamente para campos do Jira. Por exemplo, uma prioridade, departamento, componente, label, responsável, relator ou valor de campo personalizado selecionado pode ser adicionado automaticamente à issue criada.
Isso ajuda as equipes a evitar a triagem manual e torna cada nova solicitação mais fácil de filtrar, reportar e priorizar.
As equipes também podem permitir que a resposta do formulário defina que tipo de work item do Jira deve ser criado. Por exemplo, o mesmo formulário de entrada pode direcionar um bug report, uma solicitação de funcionalidade, uma solicitação de acesso ou uma pergunta de suporte para o tipo de issue correto.
Isso é útil para equipes que querem oferecer um ponto de entrada claro para os solicitantes, mantendo o trabalho organizado no Jira nos bastidores.
Tudo em um lugar, nada perdido no e-mail
O Smart Forms for Jira torna essa comunicação mais clara ao manter o formulário enviado visível dentro da issue do Jira. Em vez de procurar em e-mails, planilhas ou ferramentas de formulário separadas, a equipe pode revisar as respostas originais diretamente no local onde o trabalho acontece.
As equipes também podem personalizar a mensagem exibida após o envio do formulário. Essa mensagem pode agradecer ao solicitante, explicar os próximos passos ou compartilhar links úteis. Por exemplo:
- “Obrigado, sua solicitação foi enviada.”
- “Nossa equipe revisará sua solicitação de onboarding e entrará em contato em breve.”
- “Sua solicitação de funcionalidade foi recebida e será analisada pela equipe de produto.”
Isso oferece uma experiência melhor para os usuários e reduz a necessidade de esclarecimentos adicionais.
O Smart Forms também pode trabalhar em conjunto com o Jira Automation. Depois que as respostas do formulário são mapeadas para campos do Jira, as regras de automação podem enviar notificações, atribuir trabalho, fazer a transição de issues ou acionar ações de acompanhamento com base nos dados enviados.
Histórico completo, auditoria sem esforço
Ao criar uma issue do Jira, um histórico da issue é mantido, incluindo atualizações, comentários e ações realizadas. Isso pode ser útil para referência futura ou para identificar tendências em solicitações de suporte. O Smart Jira Forms oferece um formulário visível dentro do ticket do Jira, exibindo todas as respostas do cliente para uma colaboração eficiente.
O Smart Forms for Jira também oferece suporte ao salvamento de rascunhos, o que é útil quando um formulário é longo ou exige informações adicionais antes do envio. Os usuários podem salvar o progresso e retornar mais tarde, enquanto as equipes mantêm o formulário conectado à issue do Jira.
Depois que um formulário é enviado, a resposta passa a fazer parte do contexto da issue. Isso dá à equipe um registro claro do que foi enviado, quando foi enviado e quais informações foram usadas para fazer o trabalho avançar.
Para processos como onboarding, aprovações, auditorias, compras, suporte ao cliente ou revisões de segurança, esse histórico pode ser especialmente valioso. Ele ajuda as equipes a manter decisões, anexos e detalhes enviados em um só lugar.
As equipes também podem gerenciar quem pode editar formulários, visualizar respostas, baixar dados ou compartilhar formulários externamente. Isso é útil quando os formulários contêm informações sensíveis de RH, finanças, jurídico, fornecedores ou clientes.
Análise e exportação de respostas
Além de criar formulários personalizados, o add-on também conta com recursos avançados, como o rastreamento de envios de formulários e a exportação dos resultados em formato .xlsx, simplificando o processo de acompanhamento de formulários e workflows de issues para as equipes.
O Smart Forms for Jira facilita a análise dos dados enviados por formulário. As equipes podem revisar respostas em um só lugar, verificar envios individuais e exportar dados quando precisarem compartilhar, arquivar ou analisá-los fora do Jira.
As respostas podem ser exportadas como arquivos Excel ou PDF, facilitando a preparação de relatórios, a revisão de tipos recorrentes de solicitação ou a manutenção de documentação para processos internos.
Isso é útil para equipes que querem ir além da criação de issues e entender padrões nas solicitações que recebem. Por exemplo, equipes de suporte podem analisar problemas comuns de clientes, equipes de RH podem revisar solicitações de onboarding, e equipes de produto podem acompanhar feedback recorrente sobre funcionalidades.
Recursos avançados do construtor de formulários
O Smart Forms for Jira também inclui funcionalidades adicionais que ajudam as equipes a criar e gerenciar formulários com mais eficiência. Os criadores de formulários podem usar lógica condicional para mostrar apenas perguntas relevantes, respostas padrão para preencher valores comuns, campos ocultos para transmitir informações em segundo plano e conteúdo incorporado para adicionar instruções, imagens ou vídeos.
Por exemplo:
- um formulário de solicitação de TI pode mostrar campos diferentes dependendo de o usuário selecionar “hardware” ou “software”
- um formulário de onboarding de RH pode incluir valores padrão para solicitações comuns de equipamentos
- um formulário de feedback de cliente pode mostrar perguntas extras apenas quando a pontuação de satisfação for baixa
- um formulário de entrada de produto pode criar uma ideia no Jira Product Discovery com todos os detalhes obrigatórios já mapeados
Isso mantém os formulários mais fáceis de preencher, ao mesmo tempo em que fornece às equipes os dados estruturados de que precisam.
Conclusão
Se a sua equipe ainda está triando solicitações manualmente, copiando dados de formulários para o Jira ou perseguindo informações incompletas em tickets — vale a pena experimentar uma abordagem diferente.
Com o Smart Forms for Jira, cada envio cria uma issue estruturada, pronta para ser priorizada e automatizada. Sem retrabalho, sem dados perdidos.
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Q&A
O que o Smart Forms for Jira faz de diferente em relação a ferramentas como Google Forms ou formulários nativos do Jira?
Ele conecta a coleta de dados diretamente à ação no Jira. Um envio pode criar ou atualizar uma issue automaticamente, mapear respostas para campos do Jira (resumo, descrição, prioridade, labels, campos personalizados), anexar arquivos, manter o formulário visível dentro da issue, e até mover a issue para a próxima etapa do workflow. Além disso, funciona em conjunto com o Jira Automation para atribuir, notificar e transicionar issues com base nos dados enviados. Também resolve limitações de acesso dos formulários nativos permitindo compartilhamento externo com controle de permissões.
Usuários externos podem criar issues do Jira com o Smart Forms? Como é feito o controle de acesso?
Sim. Qualquer pessoa com o link pode enviar o formulário e gerar uma issue no projeto selecionado, mesmo sem ser usuário do Jira ou do portal do JSM. Os formulários podem ser compartilhados por link público, incorporados em sites ou Confluence, adicionados aos tipos de solicitação do portal do JSM, compartilhados a partir de uma issue existente ou por links gerados automaticamente a partir de work items. As equipes podem manter o formulário aberto a todos ou restringi-lo a usuários verificados da instância, garantindo segurança conforme o cenário (feedback público, solicitações internas, envios de fornecedores).
O que acontece quando um formulário é enviado?
O envio pode criar automaticamente um novo work item no Jira ou atualizar uma issue existente, preenchendo campos do Jira, anexando arquivos e deixando o formulário visível dentro do ticket para auditoria e colaboração. As respostas podem determinar o tipo de issue a ser criado (ex.: bug, funcionalidade, acesso, suporte), tornando a solicitação imediatamente visível nos quadros, pronta para priorização e para regras do Jira Automation (notificações, atribuições, transições de status).
Em quais produtos da Atlassian o Smart Forms for Jira funciona e como posso compartilhar os formulários?
Ele funciona no Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, Jira Product Discovery e Confluence. O compartilhamento pode ser feito por link público, incorporação em páginas (incluindo Confluence), adição aos tipos de solicitação do portal do JSM, compartilhamento direto a partir de uma issue e por links de formulário gerados automaticamente a partir de work items, facilitando a coleta de dados em diversos pontos de entrada.
Quais recursos avançados ajudam na qualidade dos dados e no acompanhamento das solicitações?
Você pode aplicar campos obrigatórios, descrições, textos de ajuda, limites de caracteres e numéricos, e regras de validação para garantir respostas completas e precisas. Há diversos tipos de campos (texto, menus, datas, anexos, consentimento, URLs, conteúdo incorporado) e lógica condicional para mostrar apenas perguntas relevantes, além de respostas padrão e campos ocultos. O app suporta rascunhos, mantém histórico do que foi enviado, e oferece revisão centralizada das respostas com exportação para Excel/PDF e rastreamento de envios. Também permite controlar quem edita formulários, vê respostas, baixa dados ou compartilha externamente.
